savoir gérer son temps de travail

Savoir gérer son temps de travail pour un meilleur équilibre entre travail et vie personnelle

04/12/20186 Min de Lecture

S’il peut parfois sembler impossible de concilier sa vie professionnelle et sa vie privée de manière satisfaisante (cela s’apparente à peu près à trouver le Graal ou à lire absolument tous les e-mails de sa boîte de réception), cela revient pourtant généralement à optimiser l’efficacité de la gestion du temps de travail.

La manière de trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée n’est pas enseignée à l’école. Et même si elle l’était, vous auriez probablement séché ce cours. C’est donc à vous de découvrir comment gérer votre temps, et celui de vos employés, afin d’honorer vos responsabilités et objectifs quotidiens tout en parvenant à quitter le bureau à une heure décente, avec le reste de l’équipe informatique.

Voici comment gérer son temps et organiser votre journée, en vous permettant de rester concentré et de rationaliser les flux de travail. Avec ces conseils, vous optimiserez vos chances de partir le soir à l’heure et avec la satisfaction d’un travail bien fait.

Que faites-vous vraiment de votre journée ?

Si vous pensez savoir comment vous occupez votre journée, vous vous méprenez. Selon une étude récente, vous sous-estimez probablement de moitié le temps que vous passez sur votre smartphone chaque jour. Et il en va probablement de même pour d’autres aspects de votre vie, en particulier dans le domaine de la technologie souvent comparée au terrier du lapin blanc d’Alice au pays des merveilles. Mais si vous ne pouvez pas déterminer avec précision la manière dont vous occupez votre propre temps de travail, comment pouvez-vous espérer identifier où et comment vos employés occupent et, plus important encore, perdent leur temps pendant leurs journées de travail ?

Afin de déterminer ce à quoi vos employés et vous-même occupez votre temps, vous pouvez essayer d’utiliser un logiciel de suivi du temps, comme Toggl ou RescueTime. Rassemblez des données pendant trois ou quatre semaines afin d’établir des tendances et des schémas, et vous verrez clairement les activités qui vous occupent. Cela vous permettra d’identifier les types d’activités de gestion d’entreprise que votre équipe et vous-même gérez au quotidien, ainsi que les mauvaises habitudes et les entraves aux processus qui doivent être traités et résolus.

Définissez des priorités dans la gestion de votre temps de travail

Identifiez les activités qui vous prennent le plus de temps. Est-ce justifié ? Il est judicieux d’analyser le type de travail réalisé par votre équipe par rapport l’importance qu’il a vis à vis de l’organisation. Par exemple, le renforcement de la sécurité des données et l’amélioration de l’expérience client représentent deux tâches à valeur très élevée pour la réussite de l’entreprise. Consacrez-vous suffisamment de temps à ces activités ? Par ailleurs, l’amélioration de l’efficacité technologique et la résolution des problèmes informatiques constituent également des sujets importants. Cependant, ne pourriez-vous pas les déléguer à certains membres de l’équipe afin d’alléger la charge de l’équipe dans son ensemble ?

Vous devez également prêter attention au nombre de fois où vous êtes interrompu dans votre travail chaque jour. En effet, il faut 25 minutes pour reprendre le travail après une interruption. Vous pouvez réduire ces distractions en vous rendant au bureau plus tôt pour réaliser des séances dans les domaines de la stratégie et de la planification, désactiver les notifications sur votre téléphone pendant une période donnée de la journée, ou encore recourir au bon vieux panneau « Ne pas déranger ».

Créer un programme proactif

Lorsque vous avez identifié les tâches à valeur élevée, il faut créer un programme destiné à optimiser l’efficacité. Vous devez donner la priorité aux activités importantes en leur réservant du temps dès le début de la journée (au moment où vous êtes le moins susceptible de succomber aux distractions ou d’être interrompu) et aider les membres de votre équipe à faire de même, en particulier pour ceux qui éprouvent actuellement des difficultés avec la gestion du temps.

Il est également essentiel d’appréhender votre charge de travail en associant les tâches similaires. Cela peut vous aider à garder le même état d’esprit lorsque vous réalisez certaines activités, comme l’impression et la compilation de rapports, les réponses aux e-mails et la mise à jour des systèmes. Il peut même parfois s’avérer judicieux d’encourager votre équipe à collaborer sur des tâches précises afin de les accomplir plus rapidement et efficacement.

Prendre des pauses : non ce n’est pas une plaisanterie

Même si cela paraît contre-productif, vous devez vraiment programmer des pauses dans votre journée. Selon The Muse, le fait de travailler pendant 52 minutes avant de s’arrêter pendant 17 minutes permet d’optimiser votre productivité. Chaque personne doit instaurer son propre cycle selon ses préférences : testez plusieurs durées pour déterminer ce qui fonctionne le mieux pour vous.

Les pauses doivent se dérouler loin de votre ordinateur : le fait de rester devant son écran trop longtemps entraîne une fatigue oculaire ainsi que des problèmes de santé chronique, comme le diabète et l’obésité. Cet aspect est particulièrement important pour les personnes qui travaillent dans le domaine de l’informatique et passent généralement toutes leurs journées devant un écran. Il est essentiel que celles-ci s’éloignent pendant leurs temps de pause.

En tant que responsable, c’est à vous qu’il incombe de montrer l’exemple. Lorsque vous établissez l’équilibre entre vie professionnelle et vie privée, vous incitez votre équipe à faire de même. Si vos employés vous voient travailler après les heures de bureau sans jamais prendre de pause, ils se sentiront obligés de vous imiter. Veillez également à ne pas envoyer d’e-mails après les heures de bureau. Il s’agit d’une mauvaise habitude tellement ancrée en France que la Loi a défini le Droit à la déconnexion, laissant aux employés la possibilité de ne pas se connecter aux outils numériques et de ne pas être contacté par leur employeur en dehors de leur temps de travail.

En vous montrant proactif dans vos activités, vous parviendrez à terminer votre travail plus rapidement et vous aurez ainsi plus de temps pour profiter de ce qui vous rend heureux. Et il en va de même pour le reste de votre équipe.

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