Transformation numérique- gestion du papier

L’innovation au cœur des imprimantes pour une gestion intelligente du papier

04/16/20186 Min de Lecture

Grâce aux dernières innovations des imprimantes, nous avançons vers un lieu de travail capable d’optimiser de façon intelligente ses processus existants basés sur le papier. La transformation numérique a pour but d’économiser de l’argent, de trouver des solutions plus efficaces, de renforcer la sécurité, de réduire les déchets et de mettre en place des optimisations performantes du flux de travail.

À mesure que les entreprises se lancent dans des initiatives de transformation digitale, elles étudient de plus près la façon dont le papier intelligent (et les manières plus astucieuses d’utiliser le papier) peuvent les aider à atteindre leurs objectifs stratégiques. Et ces stratégies numériques modifient le traitement des documents dans les entreprises modernes.

Les technologies d’impression innovantes favorisent la sécurité

Les processus et flux de travail concernant le papier se sont adaptés à la manière dont les personnes travaillent, intégrant d’éventuelles failles de sécurité. Par exemple, le pull printing ajoute une couche de sécurité au processus d’impression : la personne ne peut imprimer que si elle s’authentifie, par le biais d’un code PIN, d’un code QR ou d’une carte à puce.

Du point de vue de la sécurité, ce fonctionnement réduit de façon drastique les risques de vol de documents, ou que ceux-ci ne tombent entre de mauvaises mains. Il a même entraîné une division par six des failles de sécurité liées aux imprimantes. Par ailleurs, il favorise le développement durable en évitant les impressions inutiles. Combien de fois êtes-vous allé chercher vos documents et avez-vous découvert une pile abandonnée de travaux oubliés à proximité, attendant patiemment de finir à la poubelle ? Le pull printing encourage les employés à se montrer plus attentifs aux ressources d’impression et, dans un même temps, à préserver la sécurité des informations.

Les entreprises qui présentent des exigences plus importantes en matière de sécurité peuvent mettre la barre encore plus haut en profitant de solutions de protection pour les documents de valeur, destinées à protéger ces derniers dans tous les environnements d’impression. Les imprimantes ultra-sécurisées sont équipées de verrous et de protections disposés sur les bacs à papier. Ces dispositifs permettent de contrôler l’accès au papier sécurisé pré-imprimé et d’empêcher les personnes mal intentionnées de partir avec des documents sensibles.

La technologie des prévention des fraudes permet également de protéger les documents cruciaux en créant des filigranes à la pointe de la technologie (comme ceux qui ont récemment permis de démasquer une contractuelle de la NSA, Reality Winner) et en générant un motif spécial lorsqu’une personne copie ou scanne un document sans autorisation. Cela revient à ajouter un talent d’espion à votre équipe informatique : l’entreprise est en mesure d’identifier ce qui s’est passé et qui a agi.

Des arbres aux bacs à papier

Le papier devient également intelligent dès le départ, à commencer par la manière dont il est fabriqué. Les papeteries innovent dans leur façon de créer le papier en recourant à des biogaz et autres sources d’énergie renouvelable à la place du charbon. Elles trouvent en même temps des manières plus ingénieuses de conserver et de recycler l’eau. Grâce à toutes ces améliorations, l’empreinte carbone globale associée à la production de papier est en baisse.

Le papier est même adapté à des fins encore jamais vues. Selon l’Université de Washington, une nouvelle forme de papier intelligent est en mesure de détecter la présence d’eau. Il envoie alors des signaux électriques afin de lancer l’alerte en cas de rupture de conduites d’eau, afin d’éviter que l’eau ne s’écoule et ne cause des dommages. Ainsi, le papier, cette technologie ancestrale indispensable à l’humanité depuis des millénaires, trouve de nouvelles manières astucieuses et fascinantes de s’adapter à son époque.

Une utilisation plus intelligente du papier

Si vous faites la chasse aux travaux d’impression frénétiques qui font s’emballer votre rapport trimestriel, vous aurez peut-être le sentiment que le papier est un ennemi. Mais celui-ci essaie juste de faire son travail ; c’est son utilisation excessive et inutile qui représente le véritable problème. Grâce aux innovations en matière d’impression, les entreprises trouvent aujourd’hui des manières astucieuses d’utiliser le papier de façon plus efficace et d’optimiser la durabilité au bureau.

À titre d’exemple, de nombreuses imprimantes multifonctions sont fournies avec des fonctionnalités de scan intelligent : si vous mettez une feuille de papier dans le bac, l’imprimante la redresse automatiquement au lieu de sortir inutilement un document qui sera juste bon à jeter. Et si vous ajoutez accidentellement une feuille vierge, celle-ci est automatiquement écartée de la copie réalisée.

Vous voulez booster encore plus votre utilisation du papier ? Votre entreprise peut utiliser les informations analytiques fournies par les services d’impression gérés pour réduire la consommation de papier, votre impact environnemental et économiser de l’argent lors du processus.

La numérisation des flux de travail basés sur papier

Comme le savent évidemment les entreprises sur la voie de la transformation numérique, la numérisation des flux de travail basés sur papier représente une opportunité encore plus fantastique. Celle-ci offre une valeur exceptionnelle à l’entreprise, et ce à plusieurs niveaux. Les solutions d’acquisition acheminent les documents de façon efficace et sûre vers les endroits requis, ce qui permet de rationaliser les flux de papier et d’informations électroniques que les entreprises doivent gérer, tout en assurant la protection des documents importants contre les tiers non autorisés.

Une fois envoyés au bon endroit, les documents doivent être facilement accessibles et consultables à la demande. C’est ici que les solutions de gestion des documents entrent en scène : elles offrent aux professionnels surchargés un accès rapide et pratique aux informations précises dont ils ont besoin et qu’ils ont l’autorisation de consulter. Ce fonctionnement est particulièrement utile aux entreprises opérant dans des secteurs réglementés. Celles-ci doivent en effet gérer des questions de conformité et limiter strictement les privilèges d’accès à certaines informations. L’automatisation du flux de travail permet d’aller encore plus loin en automatisant complètement les processus générant beaucoup de documents, de manière à ce que l’entreprise bénéficie d’un avantage concurrentiel et augmente son résultat net.

Grâce à ces stratégies de transformation numérique, les entreprises deviennent plus économes en papier. Cette denrée devient plus intelligente et les sociétés l’utilisent de façon bien plus astucieuse qu’elles ne le faisaient il y a encore peu de temps. Ainsi, qu’elle mise sur l’innovation numérique, la sécurité des informations sensibles ou l’optimisation des flux de travail basés sur le papier pour sa transformation numérique, chaque entreprise peut réaliser des progrès conséquents pour créer un avenir plus intelligent pour le papier.

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