• Joe Hewitson
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Favoriser la collaboration sur le lieu de travail avec les outils professionnels adéquats

05/10/20185 Min de Lecture

Si votre organisation compte plus d’un employé, il est probable que le travail d’équipe représente une partie importante de la routine quotidienne. Il n’est donc pas surprenant que quelques-uns des outils actuels parmi les plus innovants soient centrés sur la collaboration sur le lieu de travail. Il suffit de se balader dans les couloirs d’un bureau moderne pour trouver des utilisateurs de Slack, discutant de leurs derniers développements sur JIRA ou se saisissant de documents imprimés en toute sécurité tandis qu’ils courent d’une réunion à l’autre.

Mais à quel point les outils professionnels collaboratifs sont-ils importants ? La société Polycom, en collaboration avec Future Workplace, a pris le temps de discuter avec plus de 25 000 travailleurs américains pour le découvrir. Sur ce large panel de répondants, 79 % ont indiqué travailler régulièrement avec des collaborateurs qui ne se trouvent pas physiquement sur leur lieu de travail. 32 % ont déclaré que leur trajet quotidien ne dépassait pas la porte d’entrée de leur propre maison. Encore plus parlant ? Avec un vote de confiance pratiquement unanime, 98 % des personnes croient que la technologie collaborative est capable d’unifier un bureau autrement très éparpillé.

Comme l’ont souligné les répondants, Rome ne s’est pas faite en un jour, et il en va de même pour aboutir à une collaboration fluide et élégante. La question est : quelle est la meilleure manière de procéder pour favoriser la collaboration grâce à la technologie ?

La collaboration grâce à des outils commerciaux du niveau de la Batcave

Pour commencer, votre équipe doit comprendre ce qui est possible, et ce qui est véritablement nécessaire. Quelles limitent restreignent votre organisation ? Quels outils professionnels existants permettent de résoudre ces problèmes ? Que ferait Batman ? Non, vraiment, si vous deviez aspirer à un seul objectif technologique pour votre bureau, la Batcave représenterait la référence ultime. Car Batman dispose toujours des outils adéquats au bon endroit et au bon moment.

Plus sérieusement, les outils de collaboration dont vous disposez aujourd’hui sont étonnamment performants. Prenez par exemple Slack, une plateforme logicielle collaborative qui a proposé quelques fonctionnalités très astucieuses lors d’une récente mise à jour. Les entreprises modernes tirent profit de sa capacité à rendre la collaboration aussi fluide et intuitive qu’un tweet. Les conversations numériques entre les utilisateurs et les équipes restent ordonnées et visibles sur les lieux de travail partagés. Vous ne vous souvenez plus de tous les sujets abordés lors de la réunion d’urgence de la semaine dernière ? Les archives consultables sont là pour vous tirer d’affaire.

Slack a même trouvé le moyen d’insuffler de la vie à l’une des plus anciennes astuces de collaboration : le partage d’écran. Si certains ne peuvent s’empêcher de penser immédiatement aux présentations de base en entendant le terme « partage d’écran » (qui n’apprécie pas une session PowerPoint animée ?), ces outils innovants vont bien au-delà. Ils n’offrent en effet pas un partage dans un seul sens, mais une collaboration réciproque. Vous pouvez modifier ensemble le même document, dessiner ensemble sur la même toile et coder ensemble sur le même logiciel, le tout sans vous trouver dans le même bureau, la même ville ou le même pays.

Et ces outils de collaboration du lieu de travail ne se cantonnent pas au milieu numérique. Saviez-vous que des innovations telles que l’impression mobile vous permettaient de collaborer à l’ancienne, avec de l’encre et du papier, depuis n’importe quel endroit ou appareil ? Vous pouvez ainsi concrétiser le travail d’équipe réalisé sur Slack dans le monde réel en imprimant les designs, rapports ou caricatures depuis votre smartphone dans l’avion.

Le travail à distance grâce au cloud

Si la première étape en vue de bâtir une meilleure stratégie de collaboration consiste à connaître les outils disponibles, la seconde est de savoir comment les utiliser. Les bureaux modernes deviennent de plus en plus nomades, et il est important de le savoir lorsque vous élaborez cette stratégie. À mesure que votre bureau continue à s’éparpiller, par le biais de nouvelles filiales, salariés à distance ou déplacements, il est essentiel de vous assurer que vos utilisateurs disposent des outils requis pour collaborer efficacement. Pour faire court, une bonne dose de cloud représente probablement la solution.

Si votre bureau se disperse sur le plan géographique, le cloud peut constituer le ciment permettant de maintenir votre équipe soudée. Qu’il s’agisse de partager des idées ou de collaborer sur des projets, les outils du cloud sont généralement les plus adaptés pour cette tâche. En ce qui concerne l’intégration de ces outils à votre environnement, vous devez vous concentrer sur trois domaines spécifiques. Du point de vue de la direction, la simplicité de gestion, l’évolutivité et la sécurité qu’offre le cloud représentent des aspects prioritaires. Ainsi, lorsque vous réfléchissez au déploiement d’une solution, vous devez vous poser les questions suivantes :

  • Existe-t-il un chemin clair pour l’intégration de cette technologie dans l’infrastructure existante ?
  • Cette technologie induit-elle de nouvelles failles ou points faibles dans votre stratégie de sécurité ?
  • La gestion de ces outils va-t-elle augmenter ou réduire le nombre d’heures passées au téléphone avec le service d’assistance chaque semaine ?
  • Si votre entreprise double sa taille au cours de l’année prochaine ou par la suite, les réponses précédentes vont-elles changer ?

Si vous continuez à dormir sur vos deux oreilles une fois que vous avez répondu à ces questions, vous êtes sur la bonne voie pour votre stratégie d’intégration. La prochaine étape consiste à l’étudier du point de vue de l’utilisateur. Certains processus professionnels spécifiques seront-ils rationalisés ou rendus plus efficaces avec l’intégration ? Les utilisateurs sont-ils plus ou moins susceptibles de jeter des œufs sur votre voiture une fois que tout sera mis en place ?

Une stratégie judicieuse implique une bonne compréhension du paysage en constante évolution des technologies de collaboration modernes. Vous devez également vous assurer que vous saisissez bien le fonctionnement des bureaux modernes, et surtout de ceux à distance. Cela vous aidera à répondre aux besoins collaboratifs uniques de votre environnement et à trouver les outils pratiques pour les satisfaire au mieux.

 

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